Feedbackgespräche sind Leuchttürme in der Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Hier wird gemeinsam auf das bisher Erreichte zurückgeblickt und nächste Schritte für die Zukunft definiert. Doch wann und wie häufig sollten diese Gespräche stattfinden. Darum soll es in diesem Artikel gehen.
Wie gut ist die Arbeit, die ich leiste? Welche Meilensteine ist man bereits gemeinsam gegangen? Was sollte ich als nächstes in den Fokus nehmen, um in mich weiterzuentwickeln? Um diese Fragen für einen längeren Zeitraum zu reflektieren, sind Feedbackgespräche – auch bekannt als Mitarbeiter:innen- oder Entwicklungsgespräche – das Mittel der Wahl.
Mitarbeiter:innen sind meist sehr dankbar für diese Gespräche. Doch die Häufigkeit sowie Taktung ist je nach Agentur bzw. Unternehmen unterschiedlich. Die Frage ist nur: Was macht hier erfahrungsgemäß wirklich Sinn und ist empfehlenswert?
Wie häufig Feedbackgespräche stattfinden sollten
Um ein gutes Maß bei der Bestimmung der Häufigkeit von Feedbackgesprächen zu finden, macht es sicherlich Sinn sich darüber Gedanken zu machen, in welcher Zeitspanne Ziele erreicht und Entwicklungsschritte gegangen werden können. Die Regel liegt hier sicherlich zwischen 1-3x pro Jahr.
Einmal jährlich intensiv ins Gespräch zu kommen, ist dabei sicherlich das Mindestmaß. Zweimal im Jahr hingegen eher die Regel. Dies bestätigte sich auch bei einer Umfrage bei meinem Vortrag „Erfolgsfaktor Mitarbeiterentwicklung: Wie aus Trainees Spitzenkräfte werden“ beim OMT Agency Day 2023. Hier hoben die meisten Agentur-Führungskräfte die Hände, dass sie zweimal im Jahr ausführliche Mitarbeitergespräche durchführen.
Dies macht meines Erachtens auch Sinn, da 6 Monate eine ausreichend lange Zeit sind, um eine Veränderung zu beobachten und zu besprechen, aber auch nicht zu lang ist, um ein Entwicklungsgespräch auf die lange Bank zu schieben.
Wann Feedbackgespräche am besten terminiert werden sollten
Meist werden Entwicklungsgespräche in einer Agentur oder auch einem Unternehmen genau festgesetzt. Setzt man auf halbjährliche Gespräche, werden meist im Frühjahr und im Herbst klare Zeitranges definiert, in dem Führungskräfte ihre Mitarbeiter:innen ein Meeting in den Kalender eintragen und sich entsprechend vorbereiten.
Wenn übergreifend Anpassungen am Prozess der Feedbackgespräche durchgeführt werden sollen, hat das P&C-Team einen klaren zeitliche Anker dafür. Auch allen Mitarbeitenden ist dann klar: Jetzt ist wieder Zeit für Feedbackgespräche!
Da Gehaltsanpassungen zudem meist mit Mitarbeitergesprächen einhergehen, kann eine klare Terminierung auch vorteilhaft sein. Personalkosten verändern sich bei bestehenden Mitarbeiter:innen daher geplant i.d.R. nur zu definierten Zeiträumen. Für konzernige Strukturen kann dies aus betriebswirtschaftlichen Gründen durchaus die bevorzugte Lösung sein.
Bei Claneo habe ich jedoch im Onpage-Team das erste mal erlebt, dass Feedbackgespräche nicht für alle Mitarbeiter:innen zum selben Zeitpunkt stattfinden. Dies war weniger ein ausgeklügelter Plan als viel mehr dadurch bedingt, dass es für die Teamleitung damals zeitlich schwierig wurde, Gespräche für mehr als 15 Mitarbeiter:innen in einem Monat zu organisieren. Daher wurden die Meetings über das Jahr hinweg verteilt durchgeführt. Ein cleverer Schachzug wie ich finde!
Was als pragmatische Lösung für ein großes Team eingeführt wurde, halte ich für einen dauerhaft guten Ansatz. Jedem Mitarbeitenden kann somit deutlich mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden als wenn alles in ein kleines Zeitfenster gepresst wird. Gleichzeitig verteilten sich die internen Mehraufwände – alles nicht-abrechenbare Zeiten – auf mehrere Monate, so dass die Teamziele hier weniger gefährdet sind.
Darüber hinaus bietet es einen Vorteil, wenn man das Einstiegsdatum als Orientierungspunkt für die nachfolgenden Feedbackgespräche nimmt, um Ungerechtigkeiten im Hinblick auf Gehaltsanpassungen zu vermeiden. Bei festen Zeiten kann es im schlechtesten Fall zu Verkürzungen oder Verzögerungen bei Gehaltserhöhungen kommen, weil die aktuelle Gesprächsrunde zu früh oder spät für ein Update ist. Natürlich kann man beide Themen auch voneinander entkoppeln, aber meist wünscht man sich eben, dass Mitarbeiter:innen hier in den „Unternehmensrythmus“ wechseln. Diese Ungerechtigkeiten ließen sich durch eine flexiblere Taktung vermeiden.
Persönlicher Kommentar
Für mich ist die flexible Taktung von Feedbackgesprächen zu einem Augenöffner geworden. Sicherlich gibt es wichtigere Themen in der Personalführung, aber sofern möglich würde ich persönlich diese Meetings immer alle 6 Monate nach Einstiegsdatum festsetzen. Die Vorteile dessen haben mich überzeugt!
Feedbackgespräche sind nur das Sahnehäubchen
Auch wenn es in diesem Artikel um Feedbackgespräche geht, ist noch einmal wichtig zu betonen, dass Feedback niemals nur 1-2x im Jahr stattfinden sollten. Führungskräfte sollten mit ihren Mitarbeiter:innen mindestens einmal im Monat ein Gespräch führen.
Prinzipiell sollte es daher in den Entwicklungsgesprächen keine Überraschungen geben, da über das persönliche Wohlbefinden und den Status Quo der gemeinsam definierten Ziele bereits in einem Monthly regelmäßig gesprochen wird. Hier bietet sich z.B. die 5-Finger-Methode als Gesprächsform an, über die ich bereits schon etwas geschrieben habe.
Die „größeren Mitarbeitergespräche“ reflektieren meines Erachtens nur einen größeren Zeitraum und ermöglichen gemeinsam die Vogelperspektive der Entwicklung eines Mitarbeitenden einzunehmen.
Daher gilt: Ein regelmäßiger Austausch ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Entwicklungsgespräche sind eher als Krönung des Ganzen zu verstehen. Sie sind das Sahnehäubchen auf der Torte. Der letzte Schliff.
Deine Meinung interessiert mich
Was sind deine Erfahrungen mit Feedbackgesprächen? Wann führst du diese durch? Sind sie flexibel oder zu festen Zeitpunkten?
Ich freue mich auf deine Rückmeldung in den Kommentaren…