In einem Konstrukt, in denen mehrere Leads für ein Team verantwortlich sind, ist es wichtig Strukturen zu finden, um den Überblick zu bewahren und sich gegenseitig über Neuigkeiten im Loop zu halten. Nachdem wir bei DEPT® im Frühjahr 2021 Substrukturen innerhalb des SEO-Beratungsteams geschaffen haben, mussten wir uns darüber Gedanken machen, wie wir uns als SEO-Leads organisieren können. In diesem Artikel möchte ich ein paar Einblicke geben, wie wir dies angegangen sind.

Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, um ein großes Team wie das SEO-Beratungsteam von DEPT® auf mehrere Schultern aufzuteilen. In manchen Agenturen werden größere Teams gern im Hinblick auf Branchen oder Verticals untergliedert. Dies hat den Vorteil, dass dafür aufgebautes Know-how und Synergien gebündelt werden können. Viele SEOs wechseln jedoch auf Agenturseite, um eben nicht nur für einen „Typ Webseite“ arbeiten zu müssen. Sie wünschen sich Vielfalt und damit die Chance auf eine viel steilere Lernkurve.

Da unser Kundenstamm sowieso keine offensichtlichen Merkmale hinsichtlich der Kundenstruktur aufweist und es für die Ressourcenplanung nachteilig ist, das Team zwanghaft in kleinere Einheiten zu unterteilen, haben wir das SEO-Beratungsteam so verteilt, dass jede:r Teamlead eine möglichst bunte Mischung aus juniorigen und seniorigen Mitarbeiter:innen unter sich hat. Bei der initialen Einteilung haben wir versucht darauf zu achten, dass unsere größten Kundenprojekte und damit auch Budgets möglichst breit im Leadership aufgeteilt sind. Damit einhergehend haben wir geschaut, dass wir vor allem die Mitarbeitenden einer/einem Lead zuteilen, mit denen er oder sie auf Projektebene sowieso schon zu tun hat. Dies schafft Effizienz und ermöglicht es, dass Teamlead und SEO-Consultant organisch viel Zeit miteinander verbringen und sich auf Projektebene bereits kennenlernen können. Dies ist in letzter Konsequenz nicht bei allen Mitarbeiter:innen dauerhaft möglich, aber dort wo es geht, versuchen wir diesen Weg zu gehen.

Unser Bestreben ist es jedoch, dass wir uns – trotz Aufteilung der disziplinarischen Teams – immer noch als ein Gesamtkonstrukt verstehen. Die Subteams treten in der Praxis also fast nicht als ein „Team“ in Erscheinung. Das setzt jedoch voraus, dass wir uns im Leadership-Kreis als eine Einheit verstehen. Die Synchronisation der Führungsaufgaben ist dabei daher ein wichtiger Schlüssel. Um dies zu ermöglichen, dienen uns neben den typischen 1:1-Formaten zwischen Head-of und Leads als auch einem abteilungsübergreifenden Leadership-Meeting vor allem die folgenden Meetings und Instrumente:

 

Weekly SEO-Leads Meeting inkl. Listen-Board für die Themensammlung

Um sich über Entwicklungen im Team auszutauschen, Aufgaben zu koordinieren und Entscheidungen zu fällen, treffen wir uns als SEO-Leads einmal pro Woche für ca. eine Stunde.

Um dem Meeting eine Agenda zu geben, hat jede:r die Möglichkeit im Vorfeld in einem Asana-Board im Listenmodus Themen zu hinterlassen, die er oder sie gern besprechen möchte. Der/Die Moderator:in des Meetings – in den meisten Fällen ich als Head of SEO – hat damit eine wunderbare Basis, um die Weeklys zu strukturieren und zu entscheiden, welche Themen mit welcher Priorität besprochen oder bearbeitet werden sollten.

Gleichzeitig dient das Board zu Dokumentationszwecken, so dass auch rückwirkend nachvollzogen werden kann, was mit welchem Ergebnis besprochen wurde. Die Voraussetzung dafür ist natürlich, dass das Besprochene auch entsprechend protokolliert wird. Längerfristige Themen, Jahresziele oder für die Zukunft geplante Ideen und Projekte landen in einer extra Rubrik „Backlog/Ideenliste“.

Ob man hierfür Asana, Trello oder auch einfach nur ein Google Spreadsheet nutzt, ist meines Erachtens zweitrangig. In der SEO-Beratung von DEPT® haben wir lange Zeit auf Asana gesetzt und wechseln nun in Richtung Atlassian (Jira/Trello).

Auch in unseren abteilungsübergreifenden Meetings organisieren wir uns über ein Projektmanagement-Tool, wobei hier eher der Kanban-Modus mit den Reitern „Backlog, Open Points, Projects, Follow-up und Done“ genutzt wird. So oder so ist es aber in jedem Fall empfehlenswert, wenn man seine Leadership-Meeting strukturiert, dokumentiert und Möglichkeiten zum Sammeln von Themen gibt…

 

Kanban-Board für den Kundenaktivitäten-Überblick

Als Leads reden wir in unseren monatlich stattfindenden QA-Beratungsmeetings (QA steht hierbei für „Quality Assurance“) mit jedem Mitarbeitenden über die Kunden, für die diese:r arbeiten. Dadurch verschaffen wir uns gemeinschaftlich einen Überblick über den Status quo und geben strategische oder fachliche Impulse für die Weiterentwicklung der Projekte.

Da mitunter mehrere Mitarbeiter:innen an einem Projekt arbeiten, dokumentieren wir unsere Gesprächsprotokolle schriftlich in Asana bzw. nunmehr Jira. Dadurch haben wir als Leads jederzeit die Möglichkeit, mithilfe der Notizen den Status aller Projekte abzurufen und im Zweifel auch gegenseitig zu vertreten.

Aber auch für kleinere Teams halte ich die Dokumentation der 1:1-Gespräche in einem Kanban-Format für nützlich. Zum Einen lässt sich hierüber sehr gut abbilden, welche Mitarbeiter:innen für welche Kunden verantwortlich sind. Zum Anderen helfen die Gesprächsprotokolle Absprachen zu dokumentieren und Gedanken für Folgegespräche in Erinnerung zu rufen.

 

Weitere Kanban-Boards, die sich bewährt haben

Im Laufe der letzten Jahre habe ich Projektmanagement-Tools für die Organisation von Teams und Projekten schätzen und lieben gelernt. Sicherlich sind hierbei immer mal wieder Boards entstanden, die man angefangen aber im Laufe der Zeit dann doch nicht mehr weitergeführt hat. Über die letzten Jahre hinweg haben sich jedoch zwei weitere Kanban-Boards innerhalb des SEO-Beratungsteams von DEPT® als lohnenswert erwiesen:

• Das SEO-Meeting/Wissensprotokoll: Das Herzstück unseres SEO-Beratungsteams ist unser wöchentlich stattfindendes SEO-Beratungsmeeting. Jeden Mittwoch treffen wir uns hierbei als Team für 1,5 Stunden, um uns über organisatorische als auch fachliche Themen auszutauschen. Nicht selten laden wir hierbei auch externe Gäste zu unserem Meeting ein. Um dieses geballte Wissen zu dokumentieren und archivieren, führen wir bei diesem Meeting Protokoll und legen alles in Asana bzw. nunmehr Jira als Karten inkl. Links zu den Präsentationen und weiterführenden Materialien ab. Im Laufe der Zeit ist uns dieses Board daher zu einer großen Wissensbibliothek geworden und hat uns schon wertvolle Dienste erwiesen.
• Die SEO-Marketingaktivitäten: Eines meiner größten Herzensprojekte als Head of SEO bei DEPT® war es, dass wir als Team auf allen relevanten SEO-Konferenzen im deutschsprachigen Raum vertreten sind und über Fachbeiträge, Podcasts und Webinare weiterhin die Sichtbarkeit für das Thema SEO aufweisen können wie noch zu Zeiten von „Trust Agents“ (der Name unserer ehemaligen SEO-Agentur, die in DEPT® aufgegangen ist und wesentlich durch das Renommé der Gründer und Geschäftsführer getragen wurde). Um unsere eigenen Marketingaktivitäten daher zu dokumentieren, haben wir damit begonnen, dies ebenfalls in Asana bzw. Jira zu dokumentieren. Mit Stolz kann ich hierbei vermelden, dass wir in 2022 vermutlich noch nie so aktiv und sichtbar waren wie in den ganzen Jahren zuvor! Eine Gegebenheit, die gern im Archiv festgehalten und gefeiert werden darf 😉

 

Deine Meinung interessiert mich

Wie organisierst du dich mit deinem Team? Nutzt du für die Sammlung und Dokumentation von Informationen ebenfalls ein Projektmanagement-Tool wie Asana? Welche Erfahrungen hast du damit gesammelt?

Ich freue mich auf deine Rückmeldung in den Kommentaren…